Meetings – das grösste Hindernis für Produktivität

Meetings sind ein integraler Bestandteil des Arbeitslebens, doch oft werden sie als Zeitverschwendung empfunden. Eine Umfrage des Software-Anbieters Atlassian unter 5’000 Wissensarbeitern hat aufgedeckt, warum Meetings oft nicht funktionieren und wie man sie verbessern kann. Neben den wichtigsten Erkenntnissen aus der Studie zeige ich, wie ein gut strukturierter Workshop Abhilfe schafft.

Die Hauptprobleme bei Meetings

Meetings werden von vielen Mitarbeitern als ineffektiv und frustrierend empfunden. Laut der Atlassian-Umfrage gelten 72% der Meetings als ineffektiv. Häufig dominiert eine kleine Gruppe von Personen das Gespräch, es gibt keine klaren nächsten Schritte, und die besprochenen Informationen wiederholen sich.

Dies führt dazu, dass Mitarbeiter im Durchschnitt 31 Stunden pro Monat in unnötigen Meetings verbringen. Eine Folge davon ist, dass 73% der Befragten ihre eigentliche Arbeit nicht rechtzeitig erledigen können und daher Überstunden machen müssen.

Ein weiteres Problem ist die fehlende Vorbereitung und Struktur. 63% der Meetings haben keine vorher festgelegte Agenda, was oft zu chaotischen Diskussionen und mangelnder Zielklarheit führt. Zusätzlich verlassen 54% der Teilnehmer Meetings ohne ein klares Verständnis der nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten, was die Effektivität weiter mindert.

«Meeting Overload»: Mehr als drei Viertel der befragten Mitarbeitenden können wegen der vielen Meetings ihre eigentliche Arbeit nicht erledigen. Mehr als die Hälfte muss sogar Überstunden machen. (Grafik: Atlassian)

Kulturelle und organisatorische Herausforderungen

Die Meeting-Kultur in vielen Unternehmen trägt ebenfalls zur Ineffizienz bei. Häufig werden Meetings zum Standard für jede Art von Kommunikation, selbst wenn eine E-Mail oder ein kurzes Gespräch ausreichen würde. 

Dies führt nicht nur zu Frustration, sondern auch zu einer geringeren Produktivität. Viele Mitarbeiter geben an, dass sie während Meetings gestresst sind, und 39% berichten von Burnout-Symptomen aufgrund der vielen Besprechungen.

Lösungen zur Verbesserung von Meetings

Um die Effektivität von Meetings zu verbessern, sollten Unternehmen klare Ziele und Agenden für jedes Meeting festlegen. Dies hilft, die Diskussionen zu fokussieren und die Effizienz zu steigern. 

Anstatt standardmässig 30- oder 60-minütige Meetings anzusetzen, können kürzere Zeitfenster von 15 bis 20 Minuten ausprobiert werden, um konzentrierte und zielgerichtete Diskussionen zu fördern.

Die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Teilnehmer sollten sich ausreichend auf Meetings vorbereiten können, indem sie relevante Dokumente und Informationen im Voraus erhalten. 

Nach jedem Meeting sollten klare Protokolle und To-Do-Listen erstellt und verteilt werden, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer seine Aufgaben kennt.

Alternative Kommunikationsmethoden

Viele Meetings können durch asynchrone Kommunikationsmethoden wie E-Mails, Instant Messaging oder Video-Nachrichten ersetzt werden. Dies gibt den Teilnehmern mehr Flexibilität und reduziert die Anzahl unnötiger Meetings.

Der Einsatz von Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Trello kann ebenfalls helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Bedarf an Meetings zu reduzieren.

Die Umfrage hat auch gezeigt, dass übermässige Meetings zu einem erheblichen Produktivitätsverlust führen. 91% der Arbeitnehmer geben zu, während Meetings gedanklich abzuschweifen, und 73% erledigen während Meetings andere Aufgaben. 

Um diese Probleme zu adressieren, empfehlen viele Befragte, regelmässige Meeting-freie Tage einzuführen, um ununterbrochene Arbeitszeit zu gewährleisten.

Wenn das einzige Ergebnis eines Meetings die Vereinbarung eines weiteren Meetings ist… (Grafik: Atlassian)

Fazit: Ein Workshop wirkt mehr als ein Dutzend Meetings

Ich teile Atlassians Fazit: Meetings sind oft unvermeidlich, aber durch gezielte Massnahmen können sie wesentlich effizienter und produktiver gestaltet werden. 

Unternehmen sollten ihre Meeting-Kultur kritisch hinterfragen und alternative Kommunikationsmethoden nutzen, um die Anzahl und Dauer von Meetings zu reduzieren. 

Nach meiner Erfahrung schafft ein gut strukturierter und moderierter Workshop Abhilfe gegen praktisch alle Unzulänglichkeiten klassischer Meetings. Er trägt dazu bei, die Effektivität und Effizienz in der Zusammenarbeit zu erhöhen und die Zufriedenheit im Team zu steigern.