Vergiss To-Do-Listen! So wirst du wirklich produktiv

Ob in der neuesten App, im klassischen Notizbuch oder auf Post-it-Zetteln: To-Do-Listen sind überall und gelten als Schlüssel zu Produktivität und Selbstorganisation. Zu Unrecht, wie ich finde. Warum ich keine To-Do-Listen mehr verwende und wie ich stattdessen arbeite, erfährst du in diesem Artikel. 

Zugegeben, es fühlt sich gut an, eine erledigte Aufgabe abzuhaken. Doch so befriedigend dieses Häkchen auch sein mag – To-Do-Listen sind oft überbewertet und können sogar kontraproduktiv sein. Aus drei Gründen:

✅ Sie lenken dich ab. Statt deine eigenen Prioritäten zu verfolgen, arbeitest du die Aufgaben anderer ab. Du verpasst es, dich auf das zu konzentrieren, was für dich wirklich wichtig ist.

⏳ Du wist nie fertig. Egal, wie viele Tasks du erledigst – die Liste wächst weiter. Das Gefühl, immer im Rückstand zu sein, verstärkt sich.

🎯 Sie verschleiern den Fokus. Kleine und grosse, schnelle und aufwändige Aufgaben stehen gleichwertig nebeneinander – und das Wesentliche geht unter.

Ich habe schon länger Schluss gemacht mit klassischen To-Do-Listen. Um trotzdem den Überblick zu behalten und meine Zeit richtig zu priorisieren, stelle ich dir drei einfache, aber starke Werkzeuge vor: Die "Herdplatten"-Liste, die "Eisenhower-Matrix" und "Timeblocking".

Die bessere To-Do-Liste: "Herdplatten"-Liste

Bei dieser Methode musst du nicht ganz auf das gute Gefühl verzichten, nach getaner Arbeit einen Task abzuhaken oder durchzustreichen. Aber sie zwingt dich, bewusst zu entscheiden, auf welche Projekte du dich aktuell fokussieren willst und welche Aufgaben du dazu erledigen musst. So funktioniert's: 

Teile eine Blatt Papier mittels Trennlinie in zwei Spalten auf. Die linke Spalte stellt deine vordere Herdplatte dar, die rechte Spalte die hintere. Wie beim Kochen liegt deine Aufmerksamkeit in erster Linie bei der Pfanne auf der vorderen Platte. Ab und zu rührst du aber auch in der hinteren Pfanne um.  

Dein aktuell wichtigstes Projekt (nur ein einziges!) stellst du auf die vordere Herdplatte. Schreib dazu oben links den Namen des Projekts aufs Papier und eine Handvoll Tasks für die nächsten paar Tage, um das Projekt voranzutreiben. Lass etwas Platz darunter frei für neue Aufgaben im Zuammenhang mit diesem Projekt.

Die Herdplatten-Methode stammt aus dem (sehr empfehlenswerten!) Buch "Make Time" von Jake Knapp und John Zeratsky (Grafik: maketime.blog)

Auf die hintere Herdplatte und somit in die rechte Spalte setzt du dein zweitwichtigstes Projekt mit ein paar dazugehörigen Tasks. Zu guter letzt listest du ab der Mitte der rechten Spalte weitere Aufgaben auf, die weder zum Projekt 1 oder 2 gehören. Das ist quasi dein Abwaschbecken. 

Weil die Herdplatten-Liste nicht Platz für alles hat, musst du dich auf diejenigen Dinge konzentrieren, die aktuell am wichtigsten für dich sind. Es wird dir einfacher fallen, dich nicht von Unwichtigem ablenken zu lassen! Nach ein paar Tagen gestaltest du eine neue Herdplatten-Liste.

Der Klassiker: Die Eisenhower-Matrix

Ja, die Methode ist nach dem US-Präsidenten und Weltkriegs-General Dwight D. Eisenhower benannt. Nein, es gibt keine Hinweise darauf, dass er sie selbst praktiziert, geschweige denn erfunden hat. Zum Namensgeber ist Eisenhower durch dieses Zitat geworden: "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Die Unterscheidung von Dringlichkeit und Wichtigkeit von Projekten, Aufgaben etc. ist der Kern der Eisenhower-Matrix. Zeichne deshalb eine 2x2-Matrix mit den zwei Achsen "Wichtig" und "Dringend":

Einfach, klar... und ehrlich - die Eisenhower-Matrix (Grafik: atlassian.com)

Verteile anschliessend alle deine Projekte oder Aufgaben auf die vier Quadranten und handle entsprechend:

Wichtig und dringend ("Do" in der obigen Grafik): Erledige diese "Super-Aufgaben" jetzt! 

Wichtig aber nicht dringend ("Delay"): Plane dir für diese "Später-Aufgaben" Zeit in den nächsten Wochen ein.

Dringend aber nicht wichtig ("Delegate"): Delegiere diese "Sofort-Aufgaben" falls möglich (an Mitarbeitende, externe Dienstleister etc.). Falls nicht, nimm diese nach Erledigung der DO-Aufgabn in Angriff.

Nicht wichtig und nicht dringend ("Delete"): Statt diese Aufgabe auf den Sankt-Nimmerleins-Tag zu verschieben, lösche sie komplett von deiner Liste und aus deinem Gedächtnis. Schliesslich ist sie weder dringend noch wichtig.    

Ich arbeite seit zwanzig Jahren mit der Eisenhower-Matrix: eine Whiteboard-Folie mit Post-its hängt griffbereit neben meinem Arbeitstisch. Ihre Kraft liegt in der Einfachheit, Klarheit... und Ehrlichkeit!

Time-Blocking (oder Time-Boxing)

Anstatt Aufgaben zu sammeln und eine Liste zu führen, reservierst du für wichtige Aufgaben eine feste Zeit im Kalender (z.B. Donnerstag, 10–12 Uhr, Geschäftsleitungssitzung vom Dienstag vorbereiten). Dadurch musst du einerseits bewusst entscheiden, was deine Prioritäten sind. Andererseits verhinderst du so, dass weniger wichtige Tasks, unnötige Meetinganfragen etc. dazwischenfunken. Wichtig: Die blockierten Zeitfenster sind für alle sichtbar im Kalender.

Weniger wichtige Aufgaben, die trotzdem erledigt sein müssen, fasst du in "Bündel" zusammen und weist ihnen zur Erledigung ebenfalls feste Zeiten zu. Die Time-Blocking-Methode hilft dir, deinen Arbeitstag proaktiver zu gestalten, statt ständig von den Prioriäten anderer Person getrieben zu werden.

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